5 PASOS PARA QUE TENGAS TU ANALISIS
El primer paso para realizar un proyecto
La identificación del proyecto
Uno de los primeros pasos para crear un proyecto, para asentar sus bases, es conocer la situación de partida que tenemos, cual es la realidad que queremos superar o la necesidad de transformarla y la orientación que queremos darle a la solución.
En esta etapa trataremos de definir y delimitar la idea del proyecto, identificando las posibles soluciones y alternativas, técnicas y económicas. La identificación del proyecto va a depender en gran medida de la capacidad que tengamos para realizar el análisis y la exactitud de las mediciones y cálculos y su posterior ejecución.
La fase de la identificación es la menos formalizada de todo el ciclo de gestión. Deberemos responder a las siguientes preguntas:
• ¿qué sucede?
• ¿a quién le sucede?
• ¿por qué sucede?
• ¿cómo se va a solucionar?
Esto nos supone que tendremos que trabajar sobre la idea de lo que se quiere y/o se puede y/o se debe hacer. Tendremos que “procesar” esta idea de manera sistemática hasta recabar toda la información que nos permita en un momento dado fijar la situación en la que se va a intervenir, y a continuación analizar si nos conviene o no esa intervención.
De esta fase de identificación debemos de obtener la información de las características de los destinatarios del proyecto, así como de posibles implicados indirectos; de los problemas que tienen los beneficiarios de la acción y de las posibles alternativas de solución, sin olvidar que la identificación nos debe aportar información de cuantas cuestiones complementarias nos ayuden en la toma de las decisiones.
La identificación del proyecto
Uno de los primeros pasos para crear un proyecto, para asentar sus bases, es conocer la situación de partida que tenemos, cual es la realidad que queremos superar o la necesidad de transformarla y la orientación que queremos darle a la solución.
En esta etapa trataremos de definir y delimitar la idea del proyecto, identificando las posibles soluciones y alternativas, técnicas y económicas. La identificación del proyecto va a depender en gran medida de la capacidad que tengamos para realizar el análisis y la exactitud de las mediciones y cálculos y su posterior ejecución.
La fase de la identificación es la menos formalizada de todo el ciclo de gestión. Deberemos responder a las siguientes preguntas:• ¿qué sucede?
• ¿a quién le sucede?
• ¿por qué sucede?
• ¿cómo se va a solucionar?
Esto nos supone que tendremos que trabajar sobre la idea de lo que se quiere y/o se puede y/o se debe hacer. Tendremos que “procesar” esta idea de manera sistemática hasta recabar toda la información que nos permita en un momento dado fijar la situación en la que se va a intervenir, y a continuación analizar si nos conviene o no esa intervención.
De esta fase de identificación debemos de obtener la información de las características de los destinatarios del proyecto, así como de posibles implicados indirectos; de los problemas que tienen los beneficiarios de la acción y de las posibles alternativas de solución, sin olvidar que la identificación nos debe aportar información de cuantas cuestiones complementarias nos ayuden en la toma de las decisiones.
A lo largo de la historia numerosos pensadores han opinado como Séneca cuando decía que cualquier camino es válido cuando uno no sabe a dónde va. Pues bien, cuando nos vemos ante la necesidad de realizar un proyecto la primera “herramienta” de la que debemos echar mano es el análisis FODA.
Los proyectos nos surgen tras detectar una necesidad y decidir que vamos a subsanarla o a cubrirla; es un gran paso haberla detectado y tener clara la idea de buscar una solución. El siguiente paso es conocer cuatro parámetros, que habremos de estudiar y plasmar en un cuadro de doble entrada, son los parámetros del análisis F.O.D.A.,
1. Fortalezas
2. Debilidades
3. Oportunidades
4. Amenazas
El estudio de estos cuatro parámetros nos indicará en qué situación nos encontramos para buscar la solución al problema o necesidad que pretendemos solucionar con la elaboración de nuestro proyecto.
Determinar la duración de cada una de las actividades delproyecto es lo que se denomina “calendarización del proyecto” o “cronograma de actividades”, esto nos sirve para analizar si el proyecto utiliza adecuadamente el tiempo y los recursos.
Para realizar el cronograma de las actividades se utilizan diversas técnicas gráficas, la más simple y utilizada es el “Diagrama de Gantt”, aunque este método posee ciertas limitaciones que pueden salvarse con el “método ABC”.
A) Diagrama de GANTT o de Barras
El diagrama de Gantt consiste en una tabla de doble entrada, en las filas se anota el listado de las actividades descritas en el apartado correspondiente del proyecto y en las columnas, el tiempo que durará cada una de ellas, marcando con una “X” a lo largo de qué periodo de tiempo (semanas, meses, trimestres, etc) está previsto realizar dicha actividad. Una barra horizontal frente a cada actividad va a representar su duración.
Ejemplo de gráfico GANTT:
Deben señalarse los meses con número en vez de con la inicial, ya que facilita su comprensión si no se inicia en la fecha prevista. Además si resultara más operativo podrían reflejarse en el gráfico otras unidades de tiempo, como quincenas, semanas, días, etc., en lugar de meses.
Puedes conocer más sobre el Método de programación ABC en el ebook TPE5P o Cómo elaborar un proyecto
A veces me preguntan que por qué trabajar con proyectos de acción social? , hoy en día la respuesta es fácil, se hacen más visibles las necesidades de los beneficiarios del proyecto, se tiene una mayor integración de las funciones de cada participante del mismo, se mejora la gestión de las tareas, sobre todo de las complejas en la que intervienen distintos miembros del equipo y distintas funciones. Al trabajar con proyectos se aporta una visión horizontal frente a la visión vertical de la organización con la que lo desarrollamos y nos obliga a una estricta utilización de técnicas de gestión para planificar, organizar y controlar el proyecto.
Son muchas las definiciones de proyecto, sin embargo una de las que más me satisfacen es la de entender por proyecto la tarea innovadora que tiene un objetivo definido y que debe ser realizada en un tiempo , en una zona delimitada y para un grupo determinado de beneficiarios, todo ello encaminado a solucionar problemas o mejorar situaciones. De ahí que lo que mejor defina a un proyecto y lo diferencie de otro son las motivaciones, las intenciones, los fines, los objetivos, las metas y las directrices que lo forman y lo unifican como un plan organizado de actuación.
Por todo ello, el proyecto debe suponer una estructura de actuación que esté directamente vinculada con el entorno en el que se desarrollará y al que intentará dar de manera selectiva y sistemática respuestas eficaces a sus necesidades.
¿Cuál es el ciclo de un proyecto?. Los proyectos son ciclos articulados y progresivos que van desde la idea inicial y la intención de actuar hasta la evaluación o valoración del conjunto de medios, actividades y resultados de los objetivos definidos.
El ciclo está formado por fases que se retroalimentan unas a otras para alcanzar de manera más eficaz los objetivos definidos. Estas fases ya las he indicado en artículos anteriores, pero nunca está de más recordarlas, serían
• Identificación
• Diseño
• Ejecución
• Seguimiento
• Evaluación
Aunque estos nombre pueden variar de un autor a otro.
Pero ¿Cómo y cuándo surge un proyecto?
Lo que está claro que no es algo que surja de la noche a la mañana por generación espontánea. El proyecto siempre es el resultado de un proceso en el que existe una influencia de un factor externo a la organización, sea una persona, una idea o una necesidad que se detecte, que estimula la necesidad de “hacer algo” para solucionar el problema. Esto será de vital importancia a la hora de determinar los “agentes” o personas que participarán en la elaboración y desarrollo del proyecto.
En la fase de identificación los protagonistas deben de ser los beneficiarios de la actuación y la organización responsable del proyecto y de su financiación, y se hace necesario que tengan conocimiento mutuo de una serie de aspectos:
• Objetivos de los beneficiarios
• El tipo de organización que posean
• Sus procedimientos de participación
• La filosofía y los procedimientos de intervención de las organizaciones que financian y apoyan el proyecto.
• Sus objetivos y criterios de organización.
• Sus métodos de control de recursos.
Además hay que tener en cuenta que cualquier actuación no solo afectará a los beneficiarios directos, sino que también estarán los indirectos y los excluidos y/o perjudicados; es poco aconsejable ignorar a estos últimos ya que si no los tenemos en cuenta nos resultará más difícil neutralizar las consecuencias de sus actuaciones durante el desarrollo del proyecto.
Son tantas las definiciones de proyecto que podemos encontrar en la red que con ellas solo podríamos escribir un libro. Por citar alguna, la Secretaria de Estado para la Cooperación Internacional y para Iberoamérica del Ministerio de Asuntos Exteriores, en su informe Metodología de evaluación de la Cooperación Española define un proyecto en su pag. 97 como “un conjunto autónomo de inversiones, actividades, políticas y medidas institucionales o de otra índole, diseñado para lograr un objetivo específico de desarrollo en un período determinado, en una región geográfica delimitada y para un grupo predefinido de beneficiarios, que continua produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecución.”
Continuando con el punto de vista de la política y la acción social, un proyecto es la unidad elemental de intervención en cualquier sector social y constituye la forma de actuación más cercana a la realidad sobre la que se pretende actuar.
Un proyecto sería una compleja operación que necesita interrelacionar recursos, tanto humanos como materiales, durante un período de tiempo para lograr los objetivos específicos marcados.
La tendencia actual de la acción social en Andalucía (España) está basada en estas definiciones de proyecto. La administración Andaluza entiende que un sistema de gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos encaminados a mejorar la toma de decisiones en relación con la asignación de los recursos de los distintos planes de actuación.
Os preguntareis ¿y esto que tiene que ver con los proyecto?, …. Bueno, esto nos clarifica las fases que según la Administración española (autonómica y nacional que es la que pone en marcha los planes de cooperación internacional) debe de seguir la elaboración de un proyecto:
• Programación
• Identificación
• Formulación
• Ejecución / Seguimiento
• Finalización
• Evaluación
Todas estas fases las podemos considerar desde dos puntos de vista diferentes pero no excluyentes, como una herramienta de trabajo para conocer, analizar e intervenir y como un instrumento de aprendizaje para mejorar futuros proyectos
A lo largo de varios artículos iré comentando las distintas fases ya que el Plan Director 2009-2012 de Cooperación Española del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación tiene entre sus líneas de actuación temas tan importantes como la educación, el desarrollo rural y la lucha contra el hambre, la salud, servicios sociales básicos, el crecimiento económico para la reducción de la pobreza, la sostenibilidad medioambiental, la ciencia, tecnología e innovación, la cultura y el desarrollo, el desarrollo de la infancia y la juventud, etc…..
Un reto nuevo con mi último proyecto. Hace algo más de seis meses me embarqué en el proyecto de ser un blogger, y cree dos blogs donde intento compartir mi experiencia de casi quince años en la creación de proyectos.
Tal fue la respuesta de mi primer blog que me animaron a crear un curso donde compartir mi método directamente contigo, como si me tuvieses sentado junto a ti cuando vieses los videos. Ese curso ya está funcionando, con lo que necesitaba un nuevo reto.Hace algo más de un mes me propusieron elaborar un nuevo proyecto…, en los últimos años he realizado numerosos proyectos de tipo tecnológico, relacionados con la utilización de las NNTT por parte de algún movimiento asociativo o de sus asociados. El que me estaban solicitando era nuevo para mi, …un proyecto sobre el feminismo y la utilización de las NNTT para difundir el pensamiento feminista y la potenciación de redes sociales en estos movimientos.
Durante cuatro semanas he estado siguiendo los pasos que tengo marcado en mi curso. Habitualmente comienzo por el diagnóstico, con la descripción, justificación y antecedentes tratando de identificar la necesidad del proyecto, el problema a solucionar. En este caso la necesidad me venía impuesta por el cliente por lo que comencé directamente por realizar un estudio del feminismo….a fondo.
He aprendido muchas cosas interesantes sobre este movimiento social, y he podido detectar el enfoque que tenía que darle en cuanto a las necesidades de formación para la utilización de las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación.
Los objetivos también me venían dados, en parte, por la solicitud de mi cliente, ya que el proyecto había que presentarlo a la convocatoria de una administración pública, con lo que los objetivos generales o finalidad del proyecto los obtuve directamente de esta convocatoria. Los objetivos específicos me resultaron de estudiar el enfoque que pretendía dar al proyecto, ya que me debían indicar las metas que quería conseguir y debían ser claros, realistas, flexibles, coherentes y motivadores.
En la determinación de las actuaciones fue donde “dibujamos” el enfoque definitivo del proyecto, explicando los dos tipos de actuaciones que queríamos realizar. Por un lado la formativa, con el desarrollo de varias jornadas donde realizaríamos dos o tres talleres de formación directa y participativa con los asistentes. Por otro lado desarrollaríamos una plataforma desde donde acceder a la blogosfera que queríamos crear para que las/los asistentes compartieran sus experiencias.
Con la elaboración del calendario de actividades tampoco tuvimos muchas opciones, prácticamente venia fijado en la convocatoria.
Lo más complicado ha sido la elaboración de los indicadores de evaluación y la determinación de su seguimiento. Tras analizar detenidamente la información sobre el movimiento feminista y la convocatoria obtuvimos los indicadores que consideramos más apropiados para el proyecto, centrándome en estos cuatro aspectos:
• La pertinencia o relevancia
• La eficacia.
• La eficiencia.
• La sostenibilidad.
La determinación de los recursos necesarios la obtuve tras analizar las propuestas de actividades que queríamos realizar, dividiéndolos en tres tipos, humanos, financieros y materiales. Esto me permitió realizar sin problemas el correspondiente presupuesto del proyecto, que para una mejor comprensión de mi cliente lo dividí en tres subpartidas que relacione con los tres tipos de recursos necesarios.
Hay numerosas formas de determinar tanto los recursos como de realizar el presupuesto, esta fue simplemente la más simple para este proyecto.
Hay muchas definiciones de proyecto, a mi me gusta considerar que “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, y como esfuerzo temporal debe de estar muy bien planificado para que nos resulte un proyecto de éxito.
Los estudios comparativos de distintos métodos para crear proyectos, unidos a mi experiencia me han aconsejado que estos deben de ser los pasos a seguir para realizar cada uno de mis proyectos.
1. Identificar la necesidad. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?. Todo proyecto surge de la detección de una necesidad, bien sea de formación, de información o de la demanda de un producto o servicio.
2. Definir el Objetivo SMART del Proyecto. Este acrónimo es muy utilizado y conocido en la definición de objetivos, la cuestión está en desarrollar un razonamiento más amplio del significado del concepto. ¿Qué buscamos cuándo decimos que nuestros objetivos deben de ser SMART?.
-
S – Specific (Específico): cuando definimos un objetivo tiene que quedar absolutamente claro y nítido, sin posibilidad de interpretaciones, de esta manera su comprensión y las posibilidades de alcanzarlo serán mayores. Una serie de preguntas típicas para asegurarnos de que el objetivo es específico son:
- ¿Quien está involucrado?
- ¿Que quiero lograr exactamente?
- ¿Donde debe ser alcanzado este objetivo?
- ¿En que periodo este objetivo debe ser alcanzado?
- ¿Cuales son mis requerimientos y restricciones?
- ¿Cuales propósitos o beneficios existen en lograr este objetivo?Una vez definido el objetivo debemos evaluar si está absolutamente claro para todos los miembros del equipo.
- M – Measurable (Mensurable): aquí es donde aplicamos el dicho “No puedes gestionar lo que no puedes medir”. Si no un objetivo no se puede reflejar en un número queda a la libre interpretación de si se ha conseguido o no. Es muy importante por lo tanto tener definido el método o sistema de medición que vayamos a aplicar para monitorear cada objetivo.
- A – Attainable (Alcanzable): los objetivos no pueden ser imposibles de lograr. Siempre es importante la presencia de un desafío para el equipo, para que se supere y trate de llegar a lo más difícil, pero los objetivos deben de ser alcanzables para que no cause desanimo y frustración su no consecución.Esta “A” también se conoce por “Agreed Upon” (definido de común acuerdo), lo que significa que todos los miembros del equipo del proyecto han participado en la definición y ejecución del objetivo y están de acuerdo en que es viable y beneficioso.
- R – Realistic (Realista). Además de posible, el objetivo debe de ser realista, para ello podemos hacernos estas preguntas: ¿El equipo aceptará perseguir el objetivo?, ¿Este objetivo está alineado con la visión y misión de la organización?, ¿Algún principio ético es herido con este objetivo?. Definir un objetivo poco realista indica poca sincronía con el equipo.
- T – Timely (en tiempo). Esto significa que, además de definir bien el inicio y final del periodo de busca del objetivo, este periodo no debe ser tan corto que haga imposible el objetivo y tampoco tan largo que cause una dispersión de la iniciativa con el tiempo.
3. Identificar el producto, servicio o actividad: es importante describir detalladamente cual será el producto, servicio o actividad que realizaremos o entregaremos al finalizar el proyecto.
4. Identificar y conocer a los Stakeholders. Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, los promotores, el cliente, la comunidad, etc. Habitualmente se debate sobre los diferentes modelos de priorización de los stakeholders, como el planteado en 1997 por Mitchell, Agle & Wood en el que identifica tres categorías (latente, expectante y definitivo) según los criterios de poder, legitimidad y urgencia o el modelo de Rawlins, Plowman & Stohlton que en 2005 relacionaron la identificación de los stakeholders a la organización, atributos, situación y estrategia de comunicación.
5. Conocer el alcance del proyecto. Es fundamental que acordemos el alcance del proyecto con el cliente o los promotores, en aras de evitar peticiones que no están al alcance y que afectarán al desarrollo del proyecto, los factores de restricción Alcance-Tiempo-Costo
El primero de los pasos para crear proyectos es el diagnóstico y una de las técnicas que debemos de utilizar para compartir la información recopilada por los distintos miembros del grupo implicados en el proyecto es la tormenta de ideas.
Las sesiones de tormentas de ideas o Brainstorming son una herramienta fundamental para facilitar la participación en los grupos y para ellas debemos de tener presentes una serie de aspectos como son:
- Las decisiones que se tomen deben de ser participativas.
- La importancia del papel del moderador.
- Establecer unas reglas mínimas para las críticas y los comentarios.
- La utilización de una pizarra o papel en la pared.
- Establecer un orden en la presentación de los contenidos y el desarrollo de los temas.
- El proceso de priorizar.
- La convocatoria de la sesión.
La tormenta de ideas es una herramienta muy potente para alcanzar la meta general, la definición de los distintos puntos a desarrollar del proyecto. Como toda herramienta, los usuarios tienen que entenderla y utilizarla de manera adecuada para que las sesiones sean productivas.
Cuando decidimos convocar una sesión de Brainstorming debemos de tener como objetivo el crear el entorno adecuado para que el conjunto de participantes en el proyecto tomen una o varias decisiones de forma colectiva, esto reduce el dominio de una persona y favorece la implicación de los miembros del grupo estimulando su participación en elproyecto. El objetivo inmediato de la sesión de tormenta de ideas no es la creatividad sino la participación, de forma que la creatividad del grupo sobresalga por encima de la creatividad individual. Para ello deberemos de establecer una reglas básicas de obligado cumplimiento durante la sesión, con lo que favoreceremos la participación en la toma de decisiones de todos los miembros.
En toda sesión el papel del moderador será fundamental. Un grupo desorganizado de individuos no aporta soluciones ni toma decisiones de interés para el desarrollo de los proyectos. Es necesario, además de las reglas establecidas, un procedimiento ordenado para que el proceso transcurra como se tenia previsto. Para ello el papel del moderador es variado, en primer lugar debe de cerciorarse de que existe esa estructura de reglas y procedimiento y de que se respeta, y en segundo lugar debe verificar que las decisiones vienen de todos los participantes del grupo. Esta es una tarea que requiere de experiencia y de liderazgo en el control de proyectos ya que las acciones de organización de una sesión de tormenta de ideas deben de ser introducidas por el moderador no por los participantes, y estarán calculadas para guiar al grupo a la toma de decisiones que favorezcan al proyecto.
En condiciones democráticas se permiten las críticas, en la estructura y la organización de la tormenta de ideas no se permiten las críticas abiertas, con lo que se anima a los tímidos a participar. El moderador debe alentar todas las sugerencias, aunque algún participante haga aportaciones ridículas; sin reacción contraria alguna ni juicios de valor se escribe en la pizarra. El proceso de priorización las irá dejando al final de la lista. De esta forma no cuestionamos la credibilidad de ningún miembro del grupo y el moderador da la imagen de no ser partidista ni de intentar imponer ninguna idea o propuesta al grupo, sino que intenta sacar las mejores aportaciones en su conjunto.
Otro aspecto a tener presente en la organización de las sesiones de tormenta de ideas es el contenido y el orden de los temas, una propuesta que me ha dado buenos resultados es responder a estas cuestiones en varias sesiones, entre dos y tres:
• ¿Qué queremos?
• ¿Qué tenemos?
• ¿Cómo usar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?
• ¿Qué pasará cuando lo hagamos?
• ¿A dónde queremos ir?
• ¿Dónde estamos?
• ¿Cómo llegar desde donde estamos hasta donde queremos ir?
• ¿Qué pasará cuando lo hagamos?
• ¿Cuál es el problema?
• Definir la meta como solución al problema.
• Desglosar la meta en un conjunto finito de objetivos (SMART).
• Identificar recursos e impedimentos.
• Generar un conjunto de estrategias para utilizar los recursos, prevenir los inconvenientes y lograr los objetivos.
• Elegir la estrategia más efectiva.
• Decidir sobre la organización (estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda) y
• Decidir sobre la supervisión, informes y evaluación.
En cada una de las sesiones, una vez que se han realizado las aportaciones y están escritas en la pizarra, se priorizan. El moderador deberá pedir al grupo que las reordene, agrupando las sugerencias parecidas y borrando las repetidas, se vuelven a clasificar y se priorizan, las más importantes se colocan al inicio de la lista. Al priorizar las aportaciones se evita la idea de que una aportación es mejor que otra.
El resultado de las sesiones es que el grupo que ha de desarrollar el proyecto no solo ha elegido sus objetivos prioritarios, sino que también ha organizado su funcionamiento para conseguirlos.
Como haser una investigacion ?
- http://books.google.com.ec/books?id=nutOy0xv3-
- IC&printsec=frontcover&dq=como+hacer+un+analisis+para+tu+proyecto&source=bl&ots=0HMQ87B_v_&sig=mEAneGjORrAUJXuc245NGYRW24s&hl=es&sa=X&ei=yt1lUPrhNeHn0QHkt4HACA&ved=0CFUQ6AEwBw#v=onepage&q&f=false
- http://tuproyectoen5pasos.com/blog/proyecto-de-accion-social/
A lo largo de la historia numerosos pensadores han opinado como Séneca cuando decía que cualquier camino es válido cuando uno no sabe a dónde va. Pues bien, cuando nos vemos ante la necesidad de realizar un proyecto la primera “herramienta” de la que debemos echar mano es el análisis FODA.
Los proyectos nos surgen tras detectar una necesidad y decidir que vamos a subsanarla o a cubrirla; es un gran paso haberla detectado y tener clara la idea de buscar una solución. El siguiente paso es conocer cuatro parámetros, que habremos de estudiar y plasmar en un cuadro de doble entrada, son los parámetros del análisis F.O.D.A.,
1. Fortalezas
2. Debilidades
3. Oportunidades
4. Amenazas
El estudio de estos cuatro parámetros nos indicará en qué situación nos encontramos para buscar la solución al problema o necesidad que pretendemos solucionar con la elaboración de nuestro proyecto.
Determinar la duración de cada una de las actividades delproyecto es lo que se denomina “calendarización del proyecto” o “cronograma de actividades”, esto nos sirve para analizar si el proyecto utiliza adecuadamente el tiempo y los recursos.
Para realizar el cronograma de las actividades se utilizan diversas técnicas gráficas, la más simple y utilizada es el “Diagrama de Gantt”, aunque este método posee ciertas limitaciones que pueden salvarse con el “método ABC”.
A) Diagrama de GANTT o de Barras
El diagrama de Gantt consiste en una tabla de doble entrada, en las filas se anota el listado de las actividades descritas en el apartado correspondiente del proyecto y en las columnas, el tiempo que durará cada una de ellas, marcando con una “X” a lo largo de qué periodo de tiempo (semanas, meses, trimestres, etc) está previsto realizar dicha actividad. Una barra horizontal frente a cada actividad va a representar su duración.
Ejemplo de gráfico GANTT:
Deben señalarse los meses con número en vez de con la inicial, ya que facilita su comprensión si no se inicia en la fecha prevista. Además si resultara más operativo podrían reflejarse en el gráfico otras unidades de tiempo, como quincenas, semanas, días, etc., en lugar de meses.
Puedes conocer más sobre el Método de programación ABC en el ebook TPE5P o Cómo elaborar un proyecto
A veces me preguntan que por qué trabajar con proyectos de acción social? , hoy en día la respuesta es fácil, se hacen más visibles las necesidades de los beneficiarios del proyecto, se tiene una mayor integración de las funciones de cada participante del mismo, se mejora la gestión de las tareas, sobre todo de las complejas en la que intervienen distintos miembros del equipo y distintas funciones. Al trabajar con proyectos se aporta una visión horizontal frente a la visión vertical de la organización con la que lo desarrollamos y nos obliga a una estricta utilización de técnicas de gestión para planificar, organizar y controlar el proyecto.
Son muchas las definiciones de proyecto, sin embargo una de las que más me satisfacen es la de entender por proyecto la tarea innovadora que tiene un objetivo definido y que debe ser realizada en un tiempo , en una zona delimitada y para un grupo determinado de beneficiarios, todo ello encaminado a solucionar problemas o mejorar situaciones. De ahí que lo que mejor defina a un proyecto y lo diferencie de otro son las motivaciones, las intenciones, los fines, los objetivos, las metas y las directrices que lo forman y lo unifican como un plan organizado de actuación.
Por todo ello, el proyecto debe suponer una estructura de actuación que esté directamente vinculada con el entorno en el que se desarrollará y al que intentará dar de manera selectiva y sistemática respuestas eficaces a sus necesidades.
¿Cuál es el ciclo de un proyecto?. Los proyectos son ciclos articulados y progresivos que van desde la idea inicial y la intención de actuar hasta la evaluación o valoración del conjunto de medios, actividades y resultados de los objetivos definidos.
El ciclo está formado por fases que se retroalimentan unas a otras para alcanzar de manera más eficaz los objetivos definidos. Estas fases ya las he indicado en artículos anteriores, pero nunca está de más recordarlas, serían
• Identificación
• Diseño
• Ejecución
• Seguimiento
• Evaluación
Aunque estos nombre pueden variar de un autor a otro.
Pero ¿Cómo y cuándo surge un proyecto?
Lo que está claro que no es algo que surja de la noche a la mañana por generación espontánea. El proyecto siempre es el resultado de un proceso en el que existe una influencia de un factor externo a la organización, sea una persona, una idea o una necesidad que se detecte, que estimula la necesidad de “hacer algo” para solucionar el problema. Esto será de vital importancia a la hora de determinar los “agentes” o personas que participarán en la elaboración y desarrollo del proyecto.
En la fase de identificación los protagonistas deben de ser los beneficiarios de la actuación y la organización responsable del proyecto y de su financiación, y se hace necesario que tengan conocimiento mutuo de una serie de aspectos:
• Objetivos de los beneficiarios
• El tipo de organización que posean
• Sus procedimientos de participación
• La filosofía y los procedimientos de intervención de las organizaciones que financian y apoyan el proyecto.
• Sus objetivos y criterios de organización.
• Sus métodos de control de recursos.
Además hay que tener en cuenta que cualquier actuación no solo afectará a los beneficiarios directos, sino que también estarán los indirectos y los excluidos y/o perjudicados; es poco aconsejable ignorar a estos últimos ya que si no los tenemos en cuenta nos resultará más difícil neutralizar las consecuencias de sus actuaciones durante el desarrollo del proyecto.
Son tantas las definiciones de proyecto que podemos encontrar en la red que con ellas solo podríamos escribir un libro. Por citar alguna, la Secretaria de Estado para la Cooperación Internacional y para Iberoamérica del Ministerio de Asuntos Exteriores, en su informe Metodología de evaluación de la Cooperación Española define un proyecto en su pag. 97 como “un conjunto autónomo de inversiones, actividades, políticas y medidas institucionales o de otra índole, diseñado para lograr un objetivo específico de desarrollo en un período determinado, en una región geográfica delimitada y para un grupo predefinido de beneficiarios, que continua produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecución.”
Continuando con el punto de vista de la política y la acción social, un proyecto es la unidad elemental de intervención en cualquier sector social y constituye la forma de actuación más cercana a la realidad sobre la que se pretende actuar.
Un proyecto sería una compleja operación que necesita interrelacionar recursos, tanto humanos como materiales, durante un período de tiempo para lograr los objetivos específicos marcados.
La tendencia actual de la acción social en Andalucía (España) está basada en estas definiciones de proyecto. La administración Andaluza entiende que un sistema de gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos encaminados a mejorar la toma de decisiones en relación con la asignación de los recursos de los distintos planes de actuación.
Os preguntareis ¿y esto que tiene que ver con los proyecto?, …. Bueno, esto nos clarifica las fases que según la Administración española (autonómica y nacional que es la que pone en marcha los planes de cooperación internacional) debe de seguir la elaboración de un proyecto:
• Programación
• Identificación
• Formulación
• Ejecución / Seguimiento
• Finalización
• Evaluación
Todas estas fases las podemos considerar desde dos puntos de vista diferentes pero no excluyentes, como una herramienta de trabajo para conocer, analizar e intervenir y como un instrumento de aprendizaje para mejorar futuros proyectos
A lo largo de varios artículos iré comentando las distintas fases ya que el Plan Director 2009-2012 de Cooperación Española del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación tiene entre sus líneas de actuación temas tan importantes como la educación, el desarrollo rural y la lucha contra el hambre, la salud, servicios sociales básicos, el crecimiento económico para la reducción de la pobreza, la sostenibilidad medioambiental, la ciencia, tecnología e innovación, la cultura y el desarrollo, el desarrollo de la infancia y la juventud, etc…..
Son tantas las definiciones de proyecto que podemos encontrar en la red que con ellas solo podríamos escribir un libro. Por citar alguna, la Secretaria de Estado para la Cooperación Internacional y para Iberoamérica del Ministerio de Asuntos Exteriores, en su informe Metodología de evaluación de la Cooperación Española define un proyecto en su pag. 97 como “un conjunto autónomo de inversiones, actividades, políticas y medidas institucionales o de otra índole, diseñado para lograr un objetivo específico de desarrollo en un período determinado, en una región geográfica delimitada y para un grupo predefinido de beneficiarios, que continua produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecución.”
Continuando con el punto de vista de la política y la acción social, un proyecto es la unidad elemental de intervención en cualquier sector social y constituye la forma de actuación más cercana a la realidad sobre la que se pretende actuar.
Un proyecto sería una compleja operación que necesita interrelacionar recursos, tanto humanos como materiales, durante un período de tiempo para lograr los objetivos específicos marcados.
La tendencia actual de la acción social en Andalucía (España) está basada en estas definiciones de proyecto. La administración Andaluza entiende que un sistema de gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos encaminados a mejorar la toma de decisiones en relación con la asignación de los recursos de los distintos planes de actuación.
Os preguntareis ¿y esto que tiene que ver con los proyecto?, …. Bueno, esto nos clarifica las fases que según la Administración española (autonómica y nacional que es la que pone en marcha los planes de cooperación internacional) debe de seguir la elaboración de un proyecto:
• Programación• Identificación
• Formulación
• Ejecución / Seguimiento
• Finalización
• Evaluación
Todas estas fases las podemos considerar desde dos puntos de vista diferentes pero no excluyentes, como una herramienta de trabajo para conocer, analizar e intervenir y como un instrumento de aprendizaje para mejorar futuros proyectos
A lo largo de varios artículos iré comentando las distintas fases ya que el Plan Director 2009-2012 de Cooperación Española del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación tiene entre sus líneas de actuación temas tan importantes como la educación, el desarrollo rural y la lucha contra el hambre, la salud, servicios sociales básicos, el crecimiento económico para la reducción de la pobreza, la sostenibilidad medioambiental, la ciencia, tecnología e innovación, la cultura y el desarrollo, el desarrollo de la infancia y la juventud, etc…..
Un reto nuevo con mi último proyecto. Hace algo más de seis meses me embarqué en el proyecto de ser un blogger, y cree dos blogs donde intento compartir mi experiencia de casi quince años en la creación de proyectos.
Tal fue la respuesta de mi primer blog que me animaron a crear un curso donde compartir mi método directamente contigo, como si me tuvieses sentado junto a ti cuando vieses los videos. Ese curso ya está funcionando, con lo que necesitaba un nuevo reto.Hace algo más de un mes me propusieron elaborar un nuevo proyecto…, en los últimos años he realizado numerosos proyectos de tipo tecnológico, relacionados con la utilización de las NNTT por parte de algún movimiento asociativo o de sus asociados. El que me estaban solicitando era nuevo para mi, …un proyecto sobre el feminismo y la utilización de las NNTT para difundir el pensamiento feminista y la potenciación de redes sociales en estos movimientos.
Durante cuatro semanas he estado siguiendo los pasos que tengo marcado en mi curso. Habitualmente comienzo por el diagnóstico, con la descripción, justificación y antecedentes tratando de identificar la necesidad del proyecto, el problema a solucionar. En este caso la necesidad me venía impuesta por el cliente por lo que comencé directamente por realizar un estudio del feminismo….a fondo.
He aprendido muchas cosas interesantes sobre este movimiento social, y he podido detectar el enfoque que tenía que darle en cuanto a las necesidades de formación para la utilización de las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación.
Los objetivos también me venían dados, en parte, por la solicitud de mi cliente, ya que el proyecto había que presentarlo a la convocatoria de una administración pública, con lo que los objetivos generales o finalidad del proyecto los obtuve directamente de esta convocatoria. Los objetivos específicos me resultaron de estudiar el enfoque que pretendía dar al proyecto, ya que me debían indicar las metas que quería conseguir y debían ser claros, realistas, flexibles, coherentes y motivadores.
En la determinación de las actuaciones fue donde “dibujamos” el enfoque definitivo del proyecto, explicando los dos tipos de actuaciones que queríamos realizar. Por un lado la formativa, con el desarrollo de varias jornadas donde realizaríamos dos o tres talleres de formación directa y participativa con los asistentes. Por otro lado desarrollaríamos una plataforma desde donde acceder a la blogosfera que queríamos crear para que las/los asistentes compartieran sus experiencias.
Con la elaboración del calendario de actividades tampoco tuvimos muchas opciones, prácticamente venia fijado en la convocatoria.
Lo más complicado ha sido la elaboración de los indicadores de evaluación y la determinación de su seguimiento. Tras analizar detenidamente la información sobre el movimiento feminista y la convocatoria obtuvimos los indicadores que consideramos más apropiados para el proyecto, centrándome en estos cuatro aspectos:
• La pertinencia o relevancia
• La eficacia.
• La eficiencia.
• La sostenibilidad.
La determinación de los recursos necesarios la obtuve tras analizar las propuestas de actividades que queríamos realizar, dividiéndolos en tres tipos, humanos, financieros y materiales. Esto me permitió realizar sin problemas el correspondiente presupuesto del proyecto, que para una mejor comprensión de mi cliente lo dividí en tres subpartidas que relacione con los tres tipos de recursos necesarios.
Hay numerosas formas de determinar tanto los recursos como de realizar el presupuesto, esta fue simplemente la más simple para este proyecto.
Hay muchas definiciones de proyecto, a mi me gusta considerar que “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, y como esfuerzo temporal debe de estar muy bien planificado para que nos resulte un proyecto de éxito.
Los estudios comparativos de distintos métodos para crear proyectos, unidos a mi experiencia me han aconsejado que estos deben de ser los pasos a seguir para realizar cada uno de mis proyectos.
1. Identificar la necesidad. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?. Todo proyecto surge de la detección de una necesidad, bien sea de formación, de información o de la demanda de un producto o servicio.
2. Definir el Objetivo SMART del Proyecto. Este acrónimo es muy utilizado y conocido en la definición de objetivos, la cuestión está en desarrollar un razonamiento más amplio del significado del concepto. ¿Qué buscamos cuándo decimos que nuestros objetivos deben de ser SMART?.
- S – Specific (Específico): cuando definimos un objetivo tiene que quedar absolutamente claro y nítido, sin posibilidad de interpretaciones, de esta manera su comprensión y las posibilidades de alcanzarlo serán mayores. Una serie de preguntas típicas para asegurarnos de que el objetivo es específico son:
- ¿Quien está involucrado?
- ¿Que quiero lograr exactamente?
- ¿Donde debe ser alcanzado este objetivo?
- ¿En que periodo este objetivo debe ser alcanzado?
- ¿Cuales son mis requerimientos y restricciones?
- ¿Cuales propósitos o beneficios existen en lograr este objetivo?Una vez definido el objetivo debemos evaluar si está absolutamente claro para todos los miembros del equipo.
- M – Measurable (Mensurable): aquí es donde aplicamos el dicho “No puedes gestionar lo que no puedes medir”. Si no un objetivo no se puede reflejar en un número queda a la libre interpretación de si se ha conseguido o no. Es muy importante por lo tanto tener definido el método o sistema de medición que vayamos a aplicar para monitorear cada objetivo.
- A – Attainable (Alcanzable): los objetivos no pueden ser imposibles de lograr. Siempre es importante la presencia de un desafío para el equipo, para que se supere y trate de llegar a lo más difícil, pero los objetivos deben de ser alcanzables para que no cause desanimo y frustración su no consecución.Esta “A” también se conoce por “Agreed Upon” (definido de común acuerdo), lo que significa que todos los miembros del equipo del proyecto han participado en la definición y ejecución del objetivo y están de acuerdo en que es viable y beneficioso.
- R – Realistic (Realista). Además de posible, el objetivo debe de ser realista, para ello podemos hacernos estas preguntas: ¿El equipo aceptará perseguir el objetivo?, ¿Este objetivo está alineado con la visión y misión de la organización?, ¿Algún principio ético es herido con este objetivo?. Definir un objetivo poco realista indica poca sincronía con el equipo.
- T – Timely (en tiempo). Esto significa que, además de definir bien el inicio y final del periodo de busca del objetivo, este periodo no debe ser tan corto que haga imposible el objetivo y tampoco tan largo que cause una dispersión de la iniciativa con el tiempo.
3. Identificar el producto, servicio o actividad: es importante describir detalladamente cual será el producto, servicio o actividad que realizaremos o entregaremos al finalizar el proyecto.
4. Identificar y conocer a los Stakeholders. Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, los promotores, el cliente, la comunidad, etc. Habitualmente se debate sobre los diferentes modelos de priorización de los stakeholders, como el planteado en 1997 por Mitchell, Agle & Wood en el que identifica tres categorías (latente, expectante y definitivo) según los criterios de poder, legitimidad y urgencia o el modelo de Rawlins, Plowman & Stohlton que en 2005 relacionaron la identificación de los stakeholders a la organización, atributos, situación y estrategia de comunicación.
5. Conocer el alcance del proyecto. Es fundamental que acordemos el alcance del proyecto con el cliente o los promotores, en aras de evitar peticiones que no están al alcance y que afectarán al desarrollo del proyecto, los factores de restricción Alcance-Tiempo-Costo
El primero de los pasos para crear proyectos es el diagnóstico y una de las técnicas que debemos de utilizar para compartir la información recopilada por los distintos miembros del grupo implicados en el proyecto es la tormenta de ideas.
Las sesiones de tormentas de ideas o Brainstorming son una herramienta fundamental para facilitar la participación en los grupos y para ellas debemos de tener presentes una serie de aspectos como son:
- Las decisiones que se tomen deben de ser participativas.
- La importancia del papel del moderador.
- Establecer unas reglas mínimas para las críticas y los comentarios.
- La utilización de una pizarra o papel en la pared.
- Establecer un orden en la presentación de los contenidos y el desarrollo de los temas.
- El proceso de priorizar.
- La convocatoria de la sesión.
La tormenta de ideas es una herramienta muy potente para alcanzar la meta general, la definición de los distintos puntos a desarrollar del proyecto. Como toda herramienta, los usuarios tienen que entenderla y utilizarla de manera adecuada para que las sesiones sean productivas.
Cuando decidimos convocar una sesión de Brainstorming debemos de tener como objetivo el crear el entorno adecuado para que el conjunto de participantes en el proyecto tomen una o varias decisiones de forma colectiva, esto reduce el dominio de una persona y favorece la implicación de los miembros del grupo estimulando su participación en elproyecto. El objetivo inmediato de la sesión de tormenta de ideas no es la creatividad sino la participación, de forma que la creatividad del grupo sobresalga por encima de la creatividad individual. Para ello deberemos de establecer una reglas básicas de obligado cumplimiento durante la sesión, con lo que favoreceremos la participación en la toma de decisiones de todos los miembros.
En toda sesión el papel del moderador será fundamental. Un grupo desorganizado de individuos no aporta soluciones ni toma decisiones de interés para el desarrollo de los proyectos. Es necesario, además de las reglas establecidas, un procedimiento ordenado para que el proceso transcurra como se tenia previsto. Para ello el papel del moderador es variado, en primer lugar debe de cerciorarse de que existe esa estructura de reglas y procedimiento y de que se respeta, y en segundo lugar debe verificar que las decisiones vienen de todos los participantes del grupo. Esta es una tarea que requiere de experiencia y de liderazgo en el control de proyectos ya que las acciones de organización de una sesión de tormenta de ideas deben de ser introducidas por el moderador no por los participantes, y estarán calculadas para guiar al grupo a la toma de decisiones que favorezcan al proyecto.
En condiciones democráticas se permiten las críticas, en la estructura y la organización de la tormenta de ideas no se permiten las críticas abiertas, con lo que se anima a los tímidos a participar. El moderador debe alentar todas las sugerencias, aunque algún participante haga aportaciones ridículas; sin reacción contraria alguna ni juicios de valor se escribe en la pizarra. El proceso de priorización las irá dejando al final de la lista. De esta forma no cuestionamos la credibilidad de ningún miembro del grupo y el moderador da la imagen de no ser partidista ni de intentar imponer ninguna idea o propuesta al grupo, sino que intenta sacar las mejores aportaciones en su conjunto.
Otro aspecto a tener presente en la organización de las sesiones de tormenta de ideas es el contenido y el orden de los temas, una propuesta que me ha dado buenos resultados es responder a estas cuestiones en varias sesiones, entre dos y tres:
• ¿Qué queremos?
• ¿Qué tenemos?
• ¿Cómo usar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?
• ¿Qué pasará cuando lo hagamos?
• ¿A dónde queremos ir?
• ¿Dónde estamos?
• ¿Cómo llegar desde donde estamos hasta donde queremos ir?
• ¿Qué pasará cuando lo hagamos?
• ¿Cuál es el problema?
• Definir la meta como solución al problema.
• Desglosar la meta en un conjunto finito de objetivos (SMART).
• Identificar recursos e impedimentos.
• Generar un conjunto de estrategias para utilizar los recursos, prevenir los inconvenientes y lograr los objetivos.
• Elegir la estrategia más efectiva.
• Decidir sobre la organización (estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda) y
• Decidir sobre la supervisión, informes y evaluación.
En cada una de las sesiones, una vez que se han realizado las aportaciones y están escritas en la pizarra, se priorizan. El moderador deberá pedir al grupo que las reordene, agrupando las sugerencias parecidas y borrando las repetidas, se vuelven a clasificar y se priorizan, las más importantes se colocan al inicio de la lista. Al priorizar las aportaciones se evita la idea de que una aportación es mejor que otra.
El resultado de las sesiones es que el grupo que ha de desarrollar el proyecto no solo ha elegido sus objetivos prioritarios, sino que también ha organizado su funcionamiento para conseguirlos.
Como haser una investigacion ?
- http://books.google.com.ec/books?id=nutOy0xv3-
- IC&printsec=frontcover&dq=como+hacer+un+analisis+para+tu+proyecto&source=bl&ots=0HMQ87B_v_&sig=mEAneGjORrAUJXuc245NGYRW24s&hl=es&sa=X&ei=yt1lUPrhNeHn0QHkt4HACA&ved=0CFUQ6AEwBw#v=onepage&q&f=false
- http://tuproyectoen5pasos.com/blog/proyecto-de-accion-social/
